Allgemeine Aktionen

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Allgemeine Aktionen sind fest definierte Abläufe, die automatisch durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst und ausgeführt werden. Dabei können sowohl Ablaufreihenfolgen gedruckt, Vorgänge neu angelegt, E-Mails verschickt oder Standarddrucke erstellt werden.

Über die Allgemeine Aktionen können Eingaben/Aktionen in Vorgängen (Auslöser) mit daraus resultierenden Aktionen verbunden werden.
Die Eingabe in eine Zeile einer variablen Seite ist dabei einer der wichtigsten Auslöser, da so jede Eingabe in einem Bearbeitungsbogen, einem Verfahrensstand, der Verfahrensprüfung oder den statistischen Angaben eine Folge-Aktion auslösen kann, die hier definiert wird.

Eine Aktion besteht aus einem auslösenden Ereignis, einem Filter (optional) und einer auszuführenden Aktion.

Parameter

Fachverfahren Auswahl des Fachverfahrens

Anzeigefilter links Filtert die Liste der Aktionen nach dem auslösenden Ereignis

Anzeigefilter rechts Filtert die Liste der Aktionen nach der auszulösenden Aktion

Aktiv Haken setzen, wenn die Aktion aktiv geschaltet wird

Bezeichnung Name der Aktion

Aktion Beschreibung der Aktion

Eine Aktion besteht immer aus einem auslösenden Ereignis, einem Filter (optional) und einer auszuführenden Aktion.

Auslösende Ereignisse können sein:

Der zuständige Sachbearbeiter eines Vorgangs wurde geändert
Ein Altvorgang wurde angelegt
Ein Baustein wurde benutzt
Ein Objekt wurde um das Fachverfahren ProBAUG erweitert
Ein Standarddruck wurde benutzt
Ein Termin wurde erstellt
Ein Vorgang wurde angelegt
Ein Vorgang wurde geändert
Eine Beteiligung wurde ausgelöst
Eine Beteiligung wurde zurückgebucht
Eine eigene Schaltfläche wurde angeklickt
Eine Kassendatei wurde erzeugt
In einer Zeile einer variablen Seite in einem Objekt wurde etwas geändert
In einer Zeile einer variablen Seite in einem Vorgang wurde etwas geändert

Je nach Auswahl des auslösenden Ereignisses erweitert sich die Auswahl, z.B. bei In einer Zeile einer variablen Seite in einem Vorgang wurde etwas geändert oder bei Ein Standarddruck wurde benutzt.

Sollten Sie über eine allgemeine Aktion variable Seite anlegen und die Versionierung der variablen Seite eingeschaltet haben, hat das Einfluss auf die neue Version der Seite.
Wird von einer variablen Seite eine neue Version angelegt, hat das keine Auswirkungen auf die Definition von allgemeinen Aktionen. Wenn also durch die alte Version eines Bearbeitungsbogens eine allgemeine Aktion angestoßen wurde und jetzt eine neue Version von dem Bearbeitungsbogen angelegt wird, funktionieren die allgemeinen Aktionen nur für die alte Version. Da für eine allgemeine Aktion mehrere Auslöser angegeben werden können, können Sie hier in den Parametern einfach auch die gleichwertige Zeile der neuen Version mit anhaken, damit die allgemeine Aktion auch für die neue Version funktioniert.

Filter Hier werden Filter definiert (Sachgebiete, Orte, Gemarkungen, Kennziffern) bzw. Festlegungen zu Wertveränderungen auf Feldern von variablen Seiten getroffen (ist neu, wurde geändert, wurde gelöscht).

Auszuführende Aktionen können sein

Textverarbeitung: Erzeuge einen bestimmten Standarddruck
Textverarbeitung: Drucke eine bestimmte Ablaufreihenfolge
E-Mail: Verschicke eine E-Mail
Sachbearbeitung: Zeige einen Hinweistext an
Sachbearbeitung: Sende eine Benachrichtigung
Sachbearbeitung: Erzeuge einen Vorgang
Sachbearbeitung: Trage das Tagesdatum in den Verfahrensstand ein
Sachbearbeitung: Trage etwas in einen vorgangsbezogenen Standardwert ein
Sonstiges: Führe ein Script aus
Sachbearbeitung: Führe weitere Aktionen für Beteiligung aus
eGovernment: Lege einen Online-Benutzer an
Sachbearbeitung: Ändere den Aktenstandort
Sachbearbeitung: Ändere die Anzahl der Ausfertigungen
Sachbearbeitung: Lege eine Wiedervorlage / einen Termin an
Sachbearbeitung: Sende ein Ergebnis an das Hauptaktenzeichen
Sachbearbeitung: Füge eine Unterfrist hinzu
Sonstiges: Öffne einen Ordner im Dateisystem
Sonstiges: Drucke eine Datei
Sachbearbeitung: Lege ein Objekt an

Sollten Sie im Fachverfahren ProUMWELT mit Überwachungswerten über die Schnittstelle ELKA arbeiten und Überwachungswertgruppen in den Parametern angelegt haben, werden diese beim Anlegen des Objekt nicht übernommen. Sie müssen diese über die Objektkennziffernsteuerung zuweisen.
XBau: Sende eine XBau-Nachricht, mehr Infos unter XBau-Nachrichten senden.

Allgemeine Aktionen und eigene Schaltflächen

Typischerweise werden eigene Schaltflächen mit allgemeinen Aktionen belegt, um häufig wiederkehrende Abläufe mit nur einem Klick zu erledigen. Hierbei kommt es aber auf die allgemeine Aktion an, denn nicht alle Aktionen sind für die Nutzung von eigenen Schaltflächen geeignet, lesen Sie unter Eigene Schaltflächen erstellen welche Aktionen sich für eigene Schaltflächen eignen.

Allgemeine Aktion anlegen

Wird eine auslösende allgemeine Aktion im Zusammenhang mit dem Anlegen eines Termins angelegt, erscheint ein Termin-Dialog, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Änderungen wie z.B. Frist, Bearbeitungsart, usw. vorzunehmen.
Beachten Sie: Es ist zwingend erforderlich den Termin zu bearbeiten. Sobald Sie den Termin-Dialog abbrechen, wird KEIN Termin angelegt!

Wählen Sie das Fachverfahren aus.
Klicken Sie Neue Zeile.
Eine neue, noch leere Aktion wird am Ende der Liste eingefügt.
Geben Sie der Aktion eine passende Bezeichnung, indem Sie das mit neue Aktion vorbelegte Textfeld überschreiben.
Eine neue Aktion wird automatisch immer als aktiv geschaltet.
Sie kann jederzeit durch Entfernen des Hakens deaktiviert werden.
Klicken Sie nun in der Spalte Aktion auf das Bleistift-Symbol.
Wählen Sie im Schritt Auslösendes Ereignis das gewünschte Ereignis aus der Liste aus.
Wechseln Sie zum Schritt Filter und definieren Sie bei Bedarf die Filtereinstellungen.

Dieser Schritt ist abhängig vom ausgewählten Ereignis. Es kommt also vor, dass Sie ohne Filter auf den Schritt Auszuführende Aktion springen.

Wechseln Sie zum Schritt Auszuführende Aktion und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.
Je nach gewählter Aktion werden Ihnen Eingabe- und Auswahlfelder zur Verfügung gestellt. Sie definieren die Aktion, sobald die Aktion ausgelöst wird.

Bei mehreren XTA-Empfängern definieren Sie, wie die Nachricht an den richtigen XTA-Empfänger gesendet werden soll, siehe XBau-Nachrichten senden.
Klicken Sie Fertig.
Klicken Sie anschließend Speichern .
Die allgemeine Aktion ist angelegt.

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